W wypożyczalni jeden klient może odebrać sprzęt na pięciu dokumentach WZ i zwracać go w trzech partiach PZ. Użytkownik nie powinien ręcznie sumować każdej kartki, aby ustalić aktualny stan. System musi tworzyć jedno saldo klienta według produktów, a każdy zatwierdzony dokument tylko zmieniać ten stan. Równolegle magazyn powinien pokazywać ilość fizycznie dostępną, zarezerwowaną, wynajętą i sprzedaną.
WZ zwiększa stan klienta i zmniejsza magazyn
Po zatwierdzeniu wydania każda pozycja tworzy ruch z datą, klientem, budową, produktem, ilością i jednostką. Stan magazynu spada, a saldo klienta rośnie o tę samą ilość. Pięć kolejnych WZ nie tworzy pięciu niezależnych magazynów klienta, lecz jedną sumę widoczną na jego karcie. Dokument pozostaje niezmiennym źródłem historii i można go wydrukować jako PDF.
PZ działa odwrotnie, ale nie usuwa historii
Zatwierdzony zwrot zmniejsza ilość przypisaną klientowi i zwiększa fizyczny stan magazynowy. Jeśli klient zwraca sprzęt w kilku transportach, każde PZ aktualizuje to samo saldo. System powinien blokować zwrot większej liczby niż aktualnie przypisana, chyba że uprawniony użytkownik świadomie rejestruje nadwyżkę. Korekta musi pozostawiać ślad zamiast kasować poprzedni dokument.
Sprzedaż i wynajem korzystają z jednego magazynu
Ten sam produkt może być dostępny do wynajmu i sprzedaży, lecz fizyczna ilość jest wspólna. Wydanie sprzedażowe zmniejsza magazyn, ale nie tworzy stanu wynajmu u klienta. Wydanie wynajmowe zmniejsza magazyn i zwiększa saldo zwrotne. Rezerwacje powinny ograniczać dostępność bez zmiany fizycznej liczby do momentu wydania. Taki model zapobiega podwójnej sprzedaży tego samego elementu.
Karta klienta i karta produktu
Po wyszukaniu firmy użytkownik powinien zobaczyć wszystkie aktualnie posiadane elementy, ostatnie dokumenty i wartość salda. Po wejściu w produkt system pokazuje historię: dostawy, sprzedaż, wynajem, zwroty, korekty i klientów, u których produkt pozostaje. Filtrowanie po dacie, budowie i numerze dokumentu pozwala szybko wyjaśnić różnice bez przeglądania papierowych segregatorów.
Lista kontrolna przed decyzją
- Nadaj każdemu produktowi jedną nazwę i jednostkę.
- Aktualizuj stany dopiero po zatwierdzeniu dokumentu.
- Łącz wszystkie WZ i PZ w jedno saldo klienta.
- Rozróżnij sprzedaż od ruchu wymagającego zwrotu.
- Zachowuj pełną historię korekt i użytkowników.
Podsumowanie
Dobry obieg WZ/PZ opiera się na ruchach magazynowych, nie na ręcznie wpisywanym stanie końcowym. Jeden magazyn, jedno saldo klienta i nieusuwalna historia dokumentów dają prosty obraz tego, co jest dostępne, gdzie pracuje i co powinno wrócić.